ago 082009
 

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR QUE UN EVENTO TEATRAL CUENTE CON ESTATUS OFICIAL DE AITA/IATA asbl

Introducción

Todo aquel que desee solicitar estatus oficial de AITA/IATA asbl para un festival o evento internacional, debe remitir una propuesta al Consejo de AITA/IATA asbl.

Actualmente, hay siete eventos que cuentan con estatus oficial de AITA/IATA asbl::

  • Congreso Drama en Educación, que se realiza cada dos años en Austria
  • Curso Internacional de Dirección Teatral – Universidad de Klaipeda, Lituania
  • Seminario Stanislavski desarrollado en Rusia cada dos años
  • Festival Lationoamericano de Teatro CARA, CEARA, SARA 2006 (estatus oficial temporario)
  • Festival de los Sentidos (Teatro y Discapacidad) organizado por el Centro Europeo de Servicios en Lingen, Alemania (estatus oficial temporario)
  • Congreso Mundial y Festival Mundial de Teatro realizado cada cuatro años en Mónaco
  • Festival Mundial de Teatro Infantil realizado en Lingen, Alemania, cada cuatro años.

Los Miembros o Asociados con la aprobación de su respectivo Centro Nacional (y/o de su Comité Regional si aquél no existiera) pueden ofrecer hospedar el Festival Mundial de Teatro Infantil y/o el Congreso Mundial y Festival Internacional de Teatro, para alternar entre los eventos de Lingen o Mónaco respectivamente. Para mayor inforamción sobre los tiempos y fechas de los eventos actualmente planificados, favor contactar a la Secretaría. El “Festival Mundial de Teatro Infantil” y el “Congreso Mundial y Festival Internacional de Teatro”, oficiales de AITA/IATA asbl, son eventos únicos para los cuales existen Bases y Condiciones separadas que están disponibles en la Secretaría o pueden ser descargadas de este sitio.

Cualquier otro evento que quiera solicitar estatus oficial de AITA/IATA asbl deberá probar que el evento ya se ha realizado al menos una vez, demostrando un nivel de éxito aceptable. Es poco probable que un nuevo evento exterior al entorno de AITA/IATA asbl cuente con estatus oficial.

La propuesta deberá tener en consideración el aviso publicado en las Bases y Recomendaciones para Hospedar y Organizar Festivales Internacionales de AITA/IATA asbl, que está disponible en nuestra Secretaría o puede ser descargada del website de AITA/IATA asbl. La propuesta deberá incluir un plan detallado que responda las siguientes preguntas:


Qué, Dónde y Cuándo?

¿Qué es su evento (curso, conferencia, festival, seminario, etc)?¿
¿Dónde tendrá lugar? (País y ciudad)
¿Cuándo se llevará a cabo? (Fecha y año del próximo evento)
¿Con qué frecuencia se desarrollará su evento?
¿Por qué solicita estatus oficial para su evento?

 

Su evento en detalle

Una completa descripción de lo planeado.
Detalle de funciones, espacios, locales, etc.
Los espacios para funciones y hospedaje deberán ser de una calidad aceptable y considerar la salud y seguridad de los participantes.

 

Participantes

¿Quiénes tomarán parte en su evento?
¿Está dirigido a una edad o grupo específico? (niños, jóvenes, ancianos, discapacitados, comunidad cultural, etc)
¿Está cincunscripto a países/regiones/continentes determinados?
Los participantes, ¿deberán pagar?
¿Cuánto tendrán que pagar?
¿Qué obtendrán los participantes a cambio de su dinero?
¿Existen subsidios disponibles para los participantes de países/regiones/continntes determinados?
Algunos elementos del evento, ¿serán gratuitos para los participantes?

 

Estatus del Evento

¿Está su evento reconocido a nivel nacional o tiene el aval de otra organización oficial, ej:
Cuerpo de Cultura o Departamento de Educación? Su evento deberá tener al apoyo de su Centro Nacional de AITA/IATA asbl (en caso de existir en su país), y del Comité Regional.

 

Organización

¿Quién organizará el evento?
Por favor nombre el Comité Organizador, organizaciones asociadas, asociaciones, patrocinantes, etc.
¿Quién dirigirá el evento y qué experiencia posee acorde con tal responsabilidad?
¿Cómo planea su Comité Organizador llevar adelante el evento?
Deberá establecer la estructura de su Comité Organizador, contar con un detallado plan operativo, un presupuesto estimado y poder demostrar cuánto apoyo local/nacional posee y cuántos recursos locales/nacionales tiene disponibles.
Su evento, ¿está abierto a representantes de todos los países, más allá de la raza, la religión, el género o la nacionalidad?

 

Lista de control

Su propuesta deberá incluir:

  • Un borrador del cronograma de eventos
  • Un presupuesto estimado
  • El grado de apoyo local y los recursos locales disponlibles
  • El origen de los fondos con que cuenta
  • Su estructura organizativa
  • Apoyo por escrito de su Centro nacional (si existe) y de su Comité Regional
  • Ubicación y descripción detallada de los ámbitos y facilidades que se ofrecen
  • Una garantía que soporte la Constitución de AITA/IATA asbl y que sostenga el espíritu de las Bases y Recomendaciones para Hospedar y Organizar Festivales Internacionales de AITA/IATA asbl.

Nota: Los postulantes deberán contactar a la Secretaría para obtener mayor información o aclaraciones.

El PRÓXIMO ESCENARIO Y EL ROL DEL COMITÉ EJECUTIVO Y DEL CONSEJO

El Comité Ejecutivo revisará la solicitud basándose en el criterio arriba citado. Dedicará especial atención a la naturaleza intercultural del evento y la habilidad del postulante para desarrollar tal evento. Una visión de futuro del evento deberá estar en el núcleo de la propuesta.

Llegado el momento, un integrante del Comité Ejecutivo y/o integrante del Comité Permanente para la Infanacia y la Juventud y/o Representante Regional y/o integrante del Comité para el Desarrollo Artístico podrá visitar al postulante a fin de esclarecer cualquier punto.
Seguido lo cual el Comité Ejecutivo avisará al postulante si la propuesta no reúne el potencial necesario para adecuarse a los criterios de AITA/IATA asbl.
Si existen cambios necesarios, al postulante se le propondrá enviar una solicitud modificada para que la misma sea considerada por el Consejo.


Asamblea General

Todos los eventos solicitantes de estatus oficial deben ser ratificados por la Asamblea General. En el Congreso Mundial, la Asamblea General votará las recomendaciones del Consejo. Los postulantes tendrán la posibilidad de dirigirse al Congreso, y luego se procederá al voto. El contar con estatus oficial no implica responsabilidad financiera o legal alguna para AITA/IATA asbl. Una sesión plenaria del Consejo puede en cualquier momento retirar el estatus oficial a un evento; esta decisión deberá ser ratificada por la Asamblea General.

 

Horario

Una solicitud puede ser remitida en cualquier momento. Sin embargo, para ser considerada por la Asamblea General subsiguiente, la solicitud debe ser remitida con tiempo suficiente para cumplimentar el procedimiento arriba descripto. Una solicitud deberá ser remitida con doce meses de antelación a una Asamblea General para posibilitar el proceso necesario.

 

Marcas

Si un evento cuenta con estatus oficial, toda los elementos de promoción y publicidad deberán incluir el logo oficial y la marca de AITA/IATA asbl, los que están disponibles en varios formatos en la Secretaría.

 

Monitoreo y Evaluación

El Consejo de AITA/IATA asbl alienta a los organizadores a efectuar una evaluación de sus eventos y solicitará copias de cualquier informe de evaluación interna de eventos oficiales. A fin de monitorear eventos que cuenten con el estatus oficial de AITA/IATA asbl, los organizadores deberán enviar un simple formulario de evaluación que será remitido luego de la finalización de cada evento. Además, el Consejo puede, de tanto en tanto, enviar un representante a un evento con estatus oficial de AITA/IATA asbl para brindar su informe al Consejo.

Por favor, notar: Las solicitudes de Estatus Oficial estarán sujetas a estas bases desde Julio 2007, asumiento la aprobación de la Asamblea General. Hasta que tal aprobación sea otorgada, a todo otro evento oficial el Consejo le ofrecerá ratificación temporaria. Cualquier evento al que se le ofrezca estatus oficial temporario será debatido por el Consejo bajo los nuevos criterios en la primera Sesión Plenaria del Consejo subsiguiente a la Asamblea General en Masan, Corea, Julio de 2007.

PROPUESTAS PARA HOSPEDAR EL CONGRESO MUNDIAL Y EL FESTIVAL INTERNACIONAL DE AITA/IATA asbl

PROCEDIMIENTO PARA LOS CANDIDATOS

Todo candidato que desee hospedar el Congreso Mundial y el Festival Internacional debe remitir al Comité Ejecutivo de AITA/IATA asbl una propuesta preliminar.


1. Propuesta Preliminar

La propuesta preliminar, que no constituye aún una oferta oficial, deberá estar basada en el documento Bases y Recomendaciones para Hospedar y Organizar Festivales Internacionales de AITA/IATA asbl (que está disponible en la Secretaría o puede ser descargado desde www.aitaiata.org ), e incluirá un plan detallado del festival que responda las siguientes preguntas:

  • ¿Por qué quiere hospedar el Congreso y el Festival?
  • ¿Dónde alojará el evento? ¿En qué ciudad y en qué ámbitos?
  • ¿Cuándo tendrá lugar el evento? (Por favor especificar fechas y año)
  • ¿Qué forma/tema propone para el festival?
  • ¿Quién organizará el festival? (Favor especificar el Comité Organizador propuesto, organizaciones, asociaciones, patrocinantes, etc.)
  • ¿Qué individuos cumplirán los roles conductores? (Favor indicar su experiencia e idoneidad para el proyecto).

La propuesta preliminar incluirá:

  1. Un detallado plan y cronograma del Congreso y del Festival
  2. Un esbozo del presupuesto citando las fuentes de los fondos e incluyendo apoyo para un Comité Conjunto.
  3. Estructura organizativa citando distribución de responsabilidades
  4. Descripción de opciones locales para hospedaje
  5. Longitud de las presentaciones e información de otras actividades tales como talleres, coloquios, simposios, etc.
  6. Apoyo de su Centro Nacional de AITA/IATA asbl (en caso de existir) y de su Comité Regional.
  7. Demostrar que puede garantizar el acceso a los representantes de todos los países, más allá de la raza, la religión, el género o la nacionalidad.
  8. Garantizar respetar la Constitución de AITA/IATA asbl y sostener el espíritu de las Bases y Recomendaciones para Hospedar y Organizar Festivales Internacionales de AITA/IATA asbl.

Nota: Se sugiere a los candidatos que cuando preparen su propuesta preliminar, busquen cualquier aclaración necesaria en la Secretaría o en el el Comité Ejecutivo.


2. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

Cuando analice una propuesta preliminar, el Comité Ejecutivo tomará en cuenta los criterios enlistados arriba, prestando particular atención a lo siguiente:

  • Habilidad para manejar la naturaleza multicultural del evento
  • Concretabilidad de la forma propuesta para el Festival
  • Experiencia previa del candidato en la organización de eventos (a nivel local, regional, nacional, international)
  • Nivel de apoyo local/regional
  • Recursos disponibles
  • Minuciosidad del plan remitido

El Comité Ejecutivo trabajará positivamente con cualquir candidato y delegará en uno de sus miembros, o nombrará un representante, para visitar a un candidato ante cualquier necesidad, a fin de asegurar el desarrollo apropiado de la propuesta.


3. Presentación de la oferta definitiva

Una vez que el Comité Ejecutivo esté satisfecho con la Propuesta Preliminar, el candidato será invitado a presentar una exhaustiva Oferta Oficial Final para la aprobación del Consejo. Esta oferta oficial para hospedar el Congreso y el Festival será remitida por la Secretaría a todos los Centros Nacionales y Miembros Afiliados. Los candidatos también podrán enviar material adicional de publicidad directamente a todos los Centros Nacionales y Miembros Afiliados.


4. Votación

En el Congreso Mundial precedente, la Asamblea General votará sobre la(s) Oferta(s) Oficial(es) Final(es) aprobada(s) por el Consejo. Los candidatos contarán con la posibilidad de dirigirse al Congreso, y luego se procederá a la votación. Si existe sólo una oferta, se le pedirá a la Asamblea General que apruebe al único candidato.


5. Comité Conjunto

Se establecerá un Comité Conjunto de representantes del comité organizador y del Consejo de AITA/IATA asbl. El Consejo de AITA/IATA asbl elegirá representantes incluyendo al Representante Regional en el Consejo y un miembro del Comité para el Desarrollo Artístico.


6. Horario

Convocatoria a propuestas preliminares
Congreso Mundial 48 meses antes del evento propuesto

Remisión de propuestas preliminares al Comité Ejecutivo
40 meses antes del evento propuesto

Candidato(s) presentan la(s) Oferta(s) Oficial(es) Final(es)
Reunión del Consejo 33 meses antes del evento propuesto

Oferta(s) Oficial(es) Final(es) presentadas para la votación en la Asamblea General
Congreso Mundial 24 meses antes de

 

7. Marcas

El título oficial del evento deberá ser acordado en discusión con el Consejo. Todos los elementos de publicidad y promoción del evento deberán incluir el logo oficial y la marca de AITA/IATA asbl, los que están disponibles en varios formatos en la Secretaría.